Региональное
Законодательство
Республика Башкортостан

Приказ Госкомюстиции РБ от 15.06.2015 N 295 "Об утверждении Инструкции по организации архива судебного участка мирового судьи Республики Башкортостан"

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПО ДЕЛАМ ЮСТИЦИИ

ПРИКАЗ
от 15 июня 2015 г. № 295

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СУДЕБНОГО
УЧАСТКА МИРОВОГО СУДЬИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

На основании пункта 8 Положения о Государственном комитете Республики Башкортостан по делам юстиции, утвержденного Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 декабря 2014 года № 593, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации архива судебного участка мирового судьи Республики Башкортостан.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Председатель
Н.М.ГАЛЕЕВА





Утверждена
Приказом Государственного комитета
Республики Башкортостан
по делам юстиции
от 15 июня 2015 г. № 295

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СУДЕБНОГО УЧАСТКА МИРОВОГО
СУДЬИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по организации работы архива у мирового судьи Республики Башкортостан (далее по тексту - Инструкция) является нормативным документом, который устанавливает единую систему организации и порядок ведения архива у мирового судьи Республики Башкортостан.
Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды) <1>, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей работников аппарата мирового судьи.
--------------------------------
<1> Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке или в хронологической последовательности.

1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив мирового судьи (далее по тексту - архив) и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.
1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Законом Республики Башкортостан от 31 июля 1998 года № 182-з "О мировых судьях Республики Башкортостан", Законом Республики Башкортостан от 3 февраля 2006 года № 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан", Положением об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, утвержденным Постановление Правительства Республики Башкортостан от 23 июля 2009 года № 286, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157, Положением об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, утвержденным Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 7 мая 2015 года № 1158, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года № 112, Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Республики Башкортостан, Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июля 2011 года.
1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебного участка мирового судьи, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

2. ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Экспертиза ценности документов - это определение (оценка) политического, научного, практического, хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения.
2.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
2.3. Экспертиза ценности документов и отбор их на хранение и уничтожение проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) судебного участка мирового судьи.
2.4. Экспертная комиссия назначается приказом мирового судьи и включает в себя мирового судью, секретаря аппарата мирового судьи и секретаря судебного заседания. В состав комиссии также могут быть включены помощник мирового судьи, заведующий канцелярией аппарата мировых судей, а также представитель соответствующего архивного учреждения. Председателем экспертной комиссии является мировой судья, секретарем - секретарь аппарата мирового судьи.
2.5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
а) дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских и административных дел, нарядов и других документов. Решает вопросы об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
б) рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный и муниципальный архив;
в) выносит решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение мировому судье и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;
г) рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;
д) рассматривает акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения и акты о не обнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное и муниципальное хранение;
е) рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов) судебного участка мирового судьи;
ж) принимает участие в подготовке проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.
2.6. Заседания экспертной комиссии судебного участка мирового судьи проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
2.7. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается членами и секретарем экспертной комиссии и утверждается председателем комиссии.
2.8. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.
2.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка мирового судьи, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

3. ОФОРМЛЕНИЕ СУДЕБНЫХ ДЕЛ, ПРОИЗВОДСТВ И ДОКУМЕНТОВ
ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ
В АРХИВЕ СУДЕБНОГО УЧАСТКА

3.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу (материалу), обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи.
3.2. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263.
3.3. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на хранение, секретарь судебного заседания должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле (наряде) согласно приложению № 1. В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись согласно приложению № 2. На обложке дела (наряда) проставляется индекс дела (наряда) и срок хранения.
В делах временного (до 10 лет включительно) хранения допускается заверительные надписи не составлять.
3.4. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в нарядах с учетно-статистическими карточками - на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.
3.5. Работник канцелярии аппарата мирового судьи, осуществляющий своевременную подготовку и своевременную передачу судебных дел и иных материалов в архив, обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения.
При этом необходимо руководствоваться следующим:
3.6. Уголовное дело считается законченным и подлежит сдаче в архив мирового судьи после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д. Списание дела в архив производится на основании резолюции мирового судьи.
Основания для списания уголовного дела в архив:
1) в отношении осужденного к лишению свободы - получение сведений о месте отбывания наказания осужденным; если лицо, осужденное к лишению свободы, при постановлении приговора находилось на свободе - получение от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу, и получение сведений о месте отбывания наказания осужденным;
2) в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - также уведомления комиссии по делам несовершеннолетних;
3) в отношении осужденного к исправительным работам, обязательным работам - поступление уведомления о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции;
4) в отношении осужденного к штрафу - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо поступление копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью судебного пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу;
5) в отношении осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщения администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденных уголовно-исполнительной инспекцией, на которую был возложен контроль за исполнением приговора;
6) в случае лишения права на управление транспортными средствами - поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии водительского удостоверения;
7) в отношении лица, к которому применены принудительные меры медицинского характера - получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение;
8) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении;
9) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части;
10) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - направление исполнительных документов для производства принудительного взыскания, либо выдача исполнительных документов взыскателю по его просьбе;
11) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - поступление копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу;
12) в отношении осужденного, объявленного в розыск, скрывающегося после вынесения приговора, - поступление извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;
13) в отношении осужденного к ограничению свободы - поступление уведомления о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного и сообщения исправительного центра о начале и месте отбывания наказания осужденным;
14) в отношении осужденного к аресту - поступление сообщения от арестного дома о начале и месте отбывания наказания осужденным;
15) если судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;
16) если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения мировым судьей несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом РФ;
17) уголовное дело, по которому, согласно приговору, отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденной на учет;
18) уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;
19) уголовное дело, к которому приобщены вещественные доказательства, считается законченным при обращении к исполнению приговора, постановления в части, касающейся вещественных доказательств.
3.7. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 УПК РФ), когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлению такого приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 3.6 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.
3.8. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив являются:
1) в случае изменения условий содержания в местах лишения свободы - получение сообщений об исполнении постановления от исправительных учреждений по старому и новому месту отбывания наказания;
2) в случае условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине или женщине, имеющей малолетних детей, - получение сообщения исправительного учреждения об освобождении осужденного из-под стражи;
3) в случае освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - поступление сообщений: исправительного учреждения о направлении его в психиатрическое учреждение для применения принудительных мер медицинского характера или об освобождении осужденного из-под стражи; органа здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением мирового судьи;
4) в случае замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке ст. 80 УК РФ - получение сообщения о принятии постановления к исполнению (либо его реальном исполнении) от органа, ведающего исполнением либо контролирующего исполнение вновь назначенного наказания;
5) в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК РФ, направления осужденного для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке части 3 статьи 50 УК РФ - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания.
В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив:
1) в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими видами наказаний либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;
2) во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.
3.9. Если постановлением мирового судьи отказано в удовлетворении ходатайства, копия данного постановления направляется или вручается лицу, возбудившему соответствующее ходатайство. По истечении срока, установленного действующим законодательством на обжалование указанного постановления, и при непоступлении в этот срок жалобы или представления, материал оформляется для сдачи его в архив.
3.10. Материал о направлении несовершеннолетних в специальные воспитательные учреждения или лечебно-воспитательные учреждения считается законченным по поступлении сообщения о направлении несовершеннолетнего в учреждение указанного типа, а при отказе мировым судьей в удовлетворении ходатайства - после вступления постановления в законную силу.
3.11. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, решение по которому подлежит немедленному исполнению (статья 211 ГПК РФ) считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительного документа подразделению судебных приставов либо вручения исполнительного документа взыскателю по его просьбе.
Гражданское дело, по которому исполнительный лист вручается взыскателю (его уполномоченному представителю) на основании заявления, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения.
Гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения.
В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате указанных сумм либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу.
3.12. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив:
1) при назначении ареста - по поступлению сообщения органа, ведающего исполнением данного вида наказания, о принятии постановления к исполнению;
2) при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - по поступлению сообщения органа государственной инспекции безопасности дорожного движения, должностных лиц органов исполнительной власти об изъятии у наказанного документа на право управления транспортными средствами (разрешения на эксплуатацию радиоэлектронных средств или высокочастотных устройств, охотничьего билета);
3) при применении штрафа и взыскания материального ущерба - по поступлению квитанции об их уплате или поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу;
4) при конфискации - по поступлению копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя;
5) при наложении взыскания в виде предупреждения - по вступлению постановления в законную силу;
6) при прекращении дела по другим основаниям - после вынесения постановления;
7) в случае внесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату и получения сообщения о принятых мерах;
8) административное дело считается законченным и подлежит передаче в архив также и в случае истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания.
Дело передается в архив после проверки соблюдения всех перечисленных условий с резолюцией мирового судьи.
3.13. Полное оформление судебных дел и других документов осуществляется работниками аппарата мирового судьи в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, которые предусматривают:
подшивку или переплет дела;
изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
нумерацию листов;
составление заверительной надписи дела;
составление внутренней описи документов дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Подшивка (переплет) дела
3.14. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.15. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
3.16. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, а в начале дела - внутренняя опись документов дела.
Нумерация листов дела
3.17. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы кроме листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.18. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
3.19. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.
3.20. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.21. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.22. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нельзя нумеровать (личные документы), а нумерации подлежит только конверт, наличие вложения оговаривается во внутренней описи дела и в заверительном листе.
3.23. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
3.24. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела, проводится их перенумерация. При перенумерации листов старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
3.25. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с добавлением букв "а", "б", "в" и т.д. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах, также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.
Составление заверительной надписи дела
3.26. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
3.27. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме согласно приложению № 2. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя дела, он вклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
3.28. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи.
3.29. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
3.30. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Например: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов + 3 (три) листа внутренней описи, в том числе 3 (три) фотографии на листах 15, 106, 207, литерные листы 11а, 55б, 78в. В конверте (лист 17) находится свидетельство о заключении брака Петровых № 132.
Секретарь аппарата судебного участка Хафизова Л.Д.
10.06.2012

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи дела.
Составление внутренней описи документов дела
3.31. Для учета документов дела составляется внутренняя опись. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Республики Башкортостан.
3.32. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме согласно приложению № 1, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
3.33. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Оформление обложки дела
3.34. На обложках дел, подлежащих передаче в архив на хранение, указывается:
наименование судебного участка;
фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное название статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо привлечено - для уголовных дел;
наименование истца и ответчика, сущность искового требования - для гражданских дел;
фамилия, имя, отчество правонарушителя и полное наименование статьи соответствующего закона, по которой лицо привлечено к административной ответственности - для дел об административных правонарушениях;
даты поступления и рассмотрения дела;
номер дела, материала;
срок хранения дела, материала;
архивный номер дела, материала;
даты сдачи дела, материала в архив.
Наименования дел, материалов должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.
3.35. Судебные дела, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценностей в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
4.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными методическими документами, утвержденными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
4.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке их к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.
4.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
4.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение и уничтожение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) на судебных участках мировых судей.
4.5. Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи из числа квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья, секретарем - работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела должно приниматься мировым судьей.
4.6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
организовывает ежегодный отбор документов для хранения;
дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее - дел (нарядов)), документов общего делопроизводства;
рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, описей дел (нарядов) временного хранения (свыше 10 лет и до 10 лет включительно), акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;
выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) на утверждение мировым судьей, ответственным за организацию работы судебного участка;
рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное хранение;
рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов);
принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.
4.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
4.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем экспертной комиссии и утверждается мировым судьей.
4.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела.
4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссией, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ И ДЕЛ ОБЩЕГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ

5.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), (до 10 лет включительно) производят работники аппарата мирового судьи, при этом ответственным за формирование и ведение архива судебного участка является секретарь аппарата мирового судьи. Ответственность за сохранность документов, хранящихся в архиве судебного участка, возложена на мирового судью.
5.2. Работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.
5.3. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.
5.4. Листы в наряде нумеруются и подшиваются строго в хронологическом порядке, составляется внутренняя опись согласно приложению № 1. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом. На отдельном листе делается заверительная надпись согласно приложению № 2.

5.5. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.34 настоящей Инструкции.
5.6. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
Например: наряд "Материалы обобщения судебной практики вышестоящих судов" в 2 томах: том 1 - уголовные дела; том 2 - гражданские дела.
5.7. Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, то материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата начала ведения тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.
5.8. Все наряды должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.
5.9. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
5.10. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение этих документов, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.
На обложке регистрационного журнала, согласно номенклатуре дел, проставляется срок хранения и указывается количество листов.
5.11. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов согласно движению дела.
5.12. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 учетно-статистических карточек.
5.13. Наряды и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

6. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

6.1. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденным Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года № 112 (далее - Перечень).
В случае утверждения Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Перечня документов мировых судей с указанием сроков их хранения, соответственно сроки хранения дел, нарядов будут устанавливаться в соответствии с новым Перечнем.
Сроки хранения дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.
6.2. Срок хранения, указанный в номенклатуре дел судебного участка, исчисляется:
для гражданских дел:
со дня вступления решения в законную силу;
со дня вынесения определения о прекращении дела или оставлении иска без рассмотрения;
для уголовных дел:
с момента погашения судимости;
с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления мирового судьи о прекращении дела;
со дня истечения испытательного срока при условном осуждении;
со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня погашения судимости;
для дел об административных правонарушениях:
с момента обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;
с момента вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
6.3. Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующего примечания в Перечне, ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в судебном участке и на государственное хранение не передается.
6.4. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются экспертной комиссией, созданной приказом мирового судьи, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела.
6.5. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например: исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года.

7. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ НА СУДЕБНЫЕ ДЕЛА
(НАРЯДЫ) ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ И ДО 10 ЛЕТ ВКЛЮЧИТЕЛЬНО)

7.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет и до 10 лет включительно), переданные в архив, составляются отдельные описи по окончании делопроизводственного года. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет и до 10 лет включительно).
7.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
7.3. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Опись предназначена для обеспечения сохранности дел, раскрытия состава и содержания дел, учета дел, а также для оперативного поиска дел.
7.4. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, дату, срок хранения, количество листов, примечание (приложения N№ 3, 4).

8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ
ОПИСИ ДЕЛ (НАРЯДОВ) ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Составление годовых разделов описи дел постоянного хранения является одной из основных задач архива мирового судьи.
Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов согласно приложению № 3.
8.1. Дела (наряды) вносят в опись в порядке значимости этих документов. Дела (наряды), включенные в опись, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный архив.
8.2. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией, созданной приказом мирового судьи, после чего, в случае согласования, в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела в четырех экземплярах, через три года после сдачи дела в архив мирового судьи. После утверждения годового раздела мировым судьей и экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела первый экземпляр годового раздела описи, в качестве контрольного, предается в государственный архив, остальные остаются в архиве мирового судьи.
8.3. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства постоянного хранения включает в себя следующие сведения: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, дату, срок хранения, количество листов, примечание (приложению № 3).
8.4. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями,
вынесенными на обложку дела;
каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией (номер по порядку) в течение нескольких лет до тех пор, пока валовая нумерация не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 3000, 9999). С небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет;
номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;
при заполнении графы "Индексы дел (нарядов)" для гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по типовой номенклатуре дел;
графа "Заголовки дел (нарядов)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то вносится заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.;
при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками, полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
8.5. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие литерных и пропущенных номеров и т.п.). Итоговая запись заверяется работником аппарата мирового судьи, ответственным за работу архива, и утверждается мировым судьей.
8.6. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой "Постоянно" проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи (номер по порядку).
8.7. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются: количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи согласно приложению № 12.

9. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО
ХРАНЕНИЯ НА РАССМОТРЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ

9.1. Годовые разделы описей на дела (наряды), дела общего делопроизводства, подлежащие передаче из судебных участков в государственные архивы, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела не позднее чем через 3 года после сдачи дела (наряда) в архив.
9.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.
9.3. Описи на дела (наряды), дела общего делопроизводства постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде.
9.4. На экземпляре описи, который хранится в архиве мирового судьи, уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

10. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ (НАРЯДОВ) И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
МИРОВОГО СУДЬИ, ПОРЯДОК ИХ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

10.1. Все судебные дела (наряды), документы общего делопроизводства постоянного, временного хранения (свыше 10 лет), (до 10 лет включительно) передаются в архив по описи формы № 57, в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Республики Башкортостан. В указанной описи указываются дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Опись подписывается ответственным работником канцелярии аппарата мирового судьи, работником, отвечающим за работу архива, и утверждается мировым судьей.
10.2. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.
10.3. Поступившие в архив дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке по регистрационным номерам дел (нарядов).
10.4. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от их объема по 10 - 50 дел (нарядов) в картонных коробках (связках). К коробкам приклеиваются ярлыки (к связкам прикрепляются ярлыки), в которых указываются год, начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах одного года.
Заключенные в коробки (связки) дела (наряды) размещаются на стеллажах. Не допускается хранить дела (наряды) в транспортной таре, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.
10.5. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив суда не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится на хранении дело.
10.6. Из архива мирового судьи дела выдаются для служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи, рассмотревшего дело.
10.7. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале согласно приложению № 11, где указываются номер дела (наряда), наименование дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, расписка в получении дела и дата его возвращения. При этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

11. ОТБОР ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЕ ИХ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

11.1. Находящиеся в архиве мирового судьи дела (наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет ответственный работник, отвечающий за работу архива.
11.2. Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления и утверждения описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
11.3. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении заявления без рассмотрения.
Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.
11.4. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.
11.5. При составлении акта на выделенные к уничтожению дел (нарядов) должны соблюдаться следующие правила:
дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений.
11.6. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.
11.7. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные типовой номенклатурой дел.
11.8. Акты о выделении к уничтожению дел (нарядов) подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.
11.9. Дела (наряды) и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию согласно приложению № 5. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел.
11.10. Перед сдачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов и вес бумажной макулатуры.
11.11. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника аппарата мирового судьи, ответственного за работу архива.
11.12. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

12. СРОКИ И ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ (НАРЯДОВ) И ДЕЛ ОБЩЕГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

12.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:
дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи;
судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи.
Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей согласно приложению № 3.
12.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем архивного учреждения работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.
12.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, составляет акт согласно приложению № 9. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи. Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела.
12.4. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах согласно приложению № 6.
12.5. Сдатчик (работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива) и приемщик (уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в уполномоченном органе исполнительной власти в области архивного дела. Второй экземпляр акта возвращается в архив мирового судьи после его оформления.
12.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих документов.
12.7. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи.
12.8. Работник аппарата мирового судьи, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств, в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии согласно приложению № 10.
12.9. Перевозку дел (нарядов) в уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела обеспечивает аппарат мирового судьи.

13. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ МИРОВОГО СУДЬИ

13.1. Учет документов в архиве мирового судьи - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.
13.2. Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.
13.3. Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются:
паспорт архива (приложение 8);
сводная номенклатура дел (нарядов);
описи дел (нарядов) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет);
описи дел и других документов временного хранения (до 10 лет включительно), переданных в архив мирового судьи;
книга учета выдачи дел (нарядов) во временное служебное пользование;
акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;
акты приема-передачи документов на постоянное хранение в орган исполнительной власти в области архивного дела;
акты проверки наличия и состояния дел (нарядов) в архиве.
13.4. Вспомогательными учетными документами являются:
книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;
книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения.
13.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом составлении.
13.6. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения нумеруются отдельно.
13.7. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет), (до 10 лет включительно) хранения.
13.8. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.
13.9. Архив ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в орган исполнительной власти в области архивного дела паспорт архива согласно приложению № 8 и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

14. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДЕЛ (НАРЯДОВ) В АРХИВЕ МИРОВОГО СУДЬИ

14.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве мирового судьи комиссией, назначаемой Государственным комитетом Республики Башкортостан по делам юстиции, по согласованию с мировым судьей производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).
14.2. В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической технической обработки, согласно (приложение № 7).
14.3. Проверка проводится не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступа в хранилище посторонних лиц;
при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива.
Результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье.
14.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
вносить в опись неучтенные дела;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
14.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов), то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).
14.6. В этих целях рекомендуется:
изучить все документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов), предварительно изучив сдаточные описи;
проверить находящиеся рядом дела (наряды);
изучить дело фонда: акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).
14.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места. В карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об отсутствии необнаруженных в итоге розыска дел (нарядов) с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией, созданной приказом мирового судьи, и утверждения их мировым судьей, необнаруженные документы снимаются с учета (приложение № 10).
14.8. При обнаружении неисправимых повреждений дел (нарядов) также составляется акт согласно приложению № 9.
14.9. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов архивного фонда.
14.10. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи, а также в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки, запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
14.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда, и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения, утвержденных уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела.

15. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

15.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.
15.2. В состав научно-справочного аппарата входят:
учетная документация;
картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;
методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;
исторические справки и дополнения к ним как носители первичной информации.

16. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

16.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документов архива мирового судьи:
выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;
на основании письменного запроса направляет документы в другие организации учреждения по указанию мирового судьи;
информирует мирового судью о составе и содержании документов;
выдает выписки из архивных документов.
16.2. Работники аппарата мирового судьи, получившие документальные материалы из архива, отвечают за их сохранность.
16.3. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному их заявлению с разрешения мирового судьи, рассмотревшего дело. Эти заявления приобщаются к делу.
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.
В случае направления документа почтой, копия сопроводительного письма подшивается в дело.
Выдаваемые работником аппарата мирового судьи копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным, гражданским и административным делам, в том числе копии определений, постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены гербовой печатью мирового судьи. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.
Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте, в справочном листе соответствующего дела делается об этом отметка, а также в дело подшивается копия сопроводительного письма.
16.4. Выдача дел, документов, находящихся в архиве, производится по письменному разрешению мирового судьи, рассмотревшему дело, под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование (приложение № 11). На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой указывается: номер, заголовок дела, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись лица, ответственного за работу архива, принявшего дело. При возвращении дела в архив карта-заместитель изымается. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
В случае направления дела по запросу в вышестоящий суд к карте-заместителю прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела по принадлежности.
16.5. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи, рассмотревшего дело.
16.6. Ознакомление с судебным делом производится в рабочем помещении канцелярии в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
16.7. Лица, перечисленные в п. 16.5 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом в справочном листе или на документе (заявлении), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником аппарата мирового судьи и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении с делом производится работником аппарата мирового судьи.
16.8. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде квадрата со стороной 40 - 45 мм и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный квадрат, заклеивающий концы нити.

17. ОБОРУДОВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ АРХИВА МИРОВОГО СУДЬИ,
РЕЖИМ ЕГО РАБОТЫ

17.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.
17.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.
17.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна в помещении архива, расположение которых позволяет доступ извне, оборудуются металлическими решетками с замками, опечатанными пломбиром.
17.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
17.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены естественным освещением и отделены от хранилища, а также рабочие комнаты архива должны быть обеспечены компьютерной и множительной техникой.
17.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
17.7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам на случай эвакуации.
17.8. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
17.9. Работник, ответственный за организацию работы архива, должен пройти инструктаж по вопросам пожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работника, ответственного за работу архива, по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом мирового судьи.
17.10. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами, которые устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами достигает 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см.
Целесообразно применение передвижных стеллажей.
17.11. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
17.12. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.
17.13. В помещении архива категорически запрещается курение.
17.14. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.
17.15. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
17.16. В помещениях архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +17 до +19 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 55 процентов.
17.17. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры влажности воздуха.
17.18. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
17.19. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
17.20. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.





Приложения к Инструкции по организации архива судебного
участка мирового судьи Республики Башкортостан

Приложение № 1
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан

Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряде) № __ за 20__ год

№ п/п
наименование и краткое содержание документа
дата документа
индекс документа
номера листов в деле (наряде)
примечание







Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)

Количество ________________________________________ листов внутренней описи
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего внутреннюю опись подписи
документов дела (наряда)

Дата





Приложение № 2
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Лист-заверитель дела (наряда) № _____

В деле прошито и пронумеровано ____________________________________ листов,
в том числе:
литерные листы ____________________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
внутренней описи __________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела (наряда)
Номера листов
1
2



Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего заверительную подписи
надпись

Дата





Приложение № 3
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Фонд № _________ УТВЕРЖДАЮ

Опись № ________ Мировой судья
постоянного хранения судебного участка N
за 20_________ год подпись ___________
(расшифровка
подписи)

ОПИСЬ № _______
дел постоянного хранения

№ п/п
Индекс дела
Заголовки дела (тома, части)
Дата поступления дела
Количество листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6







В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью
с № _______ по № ________________________________ в том числе
литерные номера _____________________________________________
пропущенные номера __________________________________________


Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи


Работник аппарата Подпись Расшифровка
мирового судьи, подписи
ответственный за архив


Дата


Согласовано Утверждено

Протокол (ЭК) Протокол ЭПК архивного
судебного участка учреждения
от _______ № ___ от __________ № ______





Приложение № 4
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Фонд № ________ УТВЕРЖДАЮ

Опись № _______ Мировой судья
дел (нарядов) временного судебного участка N
(свыше 10 лет) хранения подпись ___________
судебного участка № (расшифровка
за 20__________ год подписи)



ОПИСЬ № _______________
дел (нарядов) временного (свыше 10 лет), (до 10 лет включительно) хранения

___________________________________________________________________________
название раздела (структурного подразделения)

№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата поступления дела (наряда)
Срок хранения дела (наряда, тома, части)
Количество листов в деле (наряде, томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7








В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

С № __________ по № _____________, в том числе
литерные номера ___________________________________________________________
пропущенные номера ________________________________________________________


Наименование должности Подпись Расшифровка
составившего описи подписи
Работник аппарата Подпись Расшифровка
мирового судьи, подписи
ответственный за архив


Дата

Согласовано

Протокол (ЭК)
судебного участка
от _______ № ___





Приложение № 5
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Наименование судебного участка УТВЕРЖДАЮ
Акт ___________ № ____________ Мировой судья
______________________________ судебного участка N
(место составления) Подпись ___________
(расшифровка
подписи)

Дата

АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)

Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы ________________________________
(название суда)


№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок дел
Дата поступления дела
Номера описей (номенклатур)
за ___ годы
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номера дела по описи
Количество дел (томов, частей)
Срок хранения дела (наряда, тома, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8









Итого ______________________ дел за __________________________________ годы

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией _____________________
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)

(протокол № ______________________ от ____________________________________)


Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценности
документов


Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) от ____ № __

ОДОБРЕНО

Протокол экспертной комиссии судебного участка ________________ № _________

Документы в количестве _______________________________ дел, весом ______ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ___________________________________________________________________
(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________


Наименование должности Подпись Расшифровка
работника аппарата мирового подписи
судьи, сдавшего документы

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности Подпись Расшифровка
работника аппарата мирового подписи
судьи, ответственного за архив,
внесшего изменения в учетные документы


Дата





Приложение № 6
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО

Мировой судья судебного участка Руководитель
государственного архива

Подпись _____________ Подпись _____________
расшифровка подписи расшифровка подписи

Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
мирового судьи государственного
архива

АКТ ______ № __________
_______________________
(место составления)
приема-передачи документов на постоянное хранение


В связи с истечением срока хранения документов ____________________________
(название суда)
передает в _______________________________________________________________,
(наименование государственного архива)

а тот, в свою очередь, принимает на постоянное хранение документы
за _______________ годы

№ п/п
Название, номер описи
Количество экземпляров описи
Количество дел (единиц хранения)
Количество копий
Примечание
1
2
3
4
5
6








Итого принято _______________ единиц хранения (в том числе страховых копий)
(цифрами и
прописью)
В государственном архиве __________________________________________________

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностных лиц, Наименование должностных лиц,
производивших передачу производивших прием


Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
Подписи подписи

Дата Дата





Приложение № 7
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


___________________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________________
(название архива)

АКТ № ________________ УТВЕРЖДАЮ
_____________________ Мировой судья
(место составления) судебного участка
проверки, наличия и состояния дел Подпись Расшифровка подписи
(постоянного, временного хранения, Дата
по личному составу)

Фонд № ___________

Основание _________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов,
стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии ____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Проверка проводилась с __________________________________ по ______________

Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: _____________________________________ дел,
(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной
комиссией архивного учреждения _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии __________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
неучтенных в итоговых записях описей __________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
Неучтенных в итоговых записях описей __________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим фондам ___________
(цифрами
и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) __________
дел. (цифрами
и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется
в наличии ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Из них:

8.1. требующих дезинфекции ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления текстов _____________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки ______________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование _____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.



Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ ...).



Проверку проводили:

________________________ _______________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

________________________ _______________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

________________________ _______________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)


Дата ______________





Приложение № 8
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


ПАСПОРТ
архива мирового судьи на ________________ год
(указать период)

1. Общие сведения.

Код строки
Количество фондов
Площадь архивохранилища (кв. метров)
Загруженность архивохранилища (%)
А
1
2
3
101





2. Сведения о документах

Показатели
Код строки
Количество единиц хранения




Всего
Крайние даты
Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
Хранится сверхустановленного срока
Образуется в год дел






Начальная
Конечная
Всего
Крайние даты
















Начальная
Конечная




А
Б
1
2
3
4
5
6
7
8
постоянного хранения
201




















Код строки
Количество штатных работников
301





"____" _________________ 20_____ года


Мировой судья
судебного участка № ________________
(подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;
Отопление: центральное, печное, отсутствует;
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет;
Шкафы: металлические, деревянные, отсутствуют;
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;
Читальный зал: есть, нет;
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.





Приложение № 9
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


АКТ № _____

_____________________________________________________
(место составления)
о неисправимых повреждениях документов

Наименование судебного УТВЕРЖДАЮ
участка мирового судьи Мировой судья
судебного участка

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № ______________________
(название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

№ п/п
Опись N
Единица хранения N
Количество листов
Заголовок поврежденных единиц хранения
Крайние даты
Сущность и причины повреждения
1
2
3
4
5
6
7








Итого обнаружено неисправимо
Поврежденных ______________________________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)

Перечисленные единицы хранения подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно-проверочной Протокол экспертной комиссии
комиссии архивного учреждения судебного участка
от ____________ № __________ от ____________ № __________

Изменения в учетные документы архива внесены

Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи

Дата





Приложение № 10
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


АКТ № _____

_____________________________________________________
(место составления)
об утрате документов, розыск которых исчерпан

Наименование судебного УТВЕРЖДАЮ
участка мирового судьи Мировой судья
судебного участка

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № ______________________
(название фонда)

В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по розыску
дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета

Опись N
Единица хранения N
Заголовок единицы хранения
Количество листов
Крайние даты
Предполагаемые причины отсутствия
1
2
3
4
5
6







Итого _____________________________________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
единицами хранения ________________________________________________________
(номера единиц хранения и их групповые заголовки)

Наименование должности Подпись Расшифровка
работника аппарата мирового подписи
судьи, ответственного за архив

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно-проверочной Протокол экспертной комиссии
комиссии архивного учреждения судебного участка
от ____________ № ____________ от ____________ № __________

Изменения в учетные документы архива внесены

Лицо, ответственное за архив Подпись Расшифровка подписи





Приложение № 11
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


___________________________________________________________________________
(наименование судебного участка)

Начата _____________
Окончена ___________

Книга учета выдачи дел (нарядов) во временное служебное пользование

№ п/п
дата выдачи
№ дела (наряда), наименование
кому выдано, с какой целью
расписка в получении
дата возврата дела (наряда)
расписка в обратном приеме
примечание
1
2
3
4
5
6
7
8









Итого в _________ году выдано
из хранилища № ______________________________________________
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ единиц хранения


Наименование должности Подпись Расшифровка
работника аппарата мирового подписи
судьи, составившего итоговую
запись

Дата





Приложение № 12
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Лист-заверитель описи № ________________

Всего в описи пронумеровано ________________________________________ листов
(цифрами и прописью)

в том числе:
литерные номера ___________________________________________________________
пропущенные номера ________________________________________________________



Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника архива подписи


Дата





Приложение № 13
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Образец приказа о создании экспертной комиссии судебного участка


Судебный участок № 2 судебного района Уфимский р-н Республики Башкортостан

ПРИКАЗ
о создании экспертной комиссии

от "___" ____________ г. Уфа

В соответствии с Инструкцией по организации архива судебного участка мирового судьи Республики Башкортостан, утвержденной приказом председателя Государственного комитета Республики Башкортостан по делам юстиции от _____ № _________, для обеспечения сохранности судебных дел (нарядов) и других документов на стадии ведомственного хранения, проведения экспертизы ценности документов с целью определения сроков их хранения, отбора на государственное хранение и к уничтожению, приказываю:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель: Иванов М.И. - мировой судья судебного участка № 2 судебного
района Уфимский р-н РБ;
Члены комиссии: Семенова А.П. - заведующий канцелярией (секретарь
аппарата);
Ильина Е.В. - помощник мирового судьи.
Секретарь комиссии: Валеева Р.Г. - секретарь судебного заседания.

2. Приказ довести до сведения работников аппарата судебного участка в
части, их касающейся.
3. Контроль исполнения приказа возложить на Семенову А.П. - заведующего
канцелярией (секретаря аппарата).


Мировой судья подпись Иванов М.И.
судебного участка № 2
судебного района
Уфимский р-н РБ





Приложение № 14
к Инструкции по организации
архива судебного участка
мирового судьи
Республики Башкортостан


Образец протокола заседания ЭК судебного участка

Мировой судья
судебного участка № 2
судебного района
Уфимский р-н РБ
_________ Иванов М.И.
(подпись)

"___" _______ 20___ г.

Судебный участок № 2 судебного района Уфимский р-н Республики Башкортостан

ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии

"___" ________ 20_____ г. г. Уфа

Председатель - Иванов М.И.
Секретарь - Валеева Р.Г.

Присутствовали: члены ЭК по фамилиям (в алфавитном порядке) с инициалами имени, отчества и с указанием должности.
Приглашенные: по фамилиям (в алфавитном порядке) с инициалами имени, отчества и с указанием должности.
Повестка дня:
1. О рассмотрении описей гражданских дел временного хранения (свыше 10
лет), (до 10 лет включительно) уголовных дел и дел об административных
правонарушениях за 2012 год.
2. О рассмотрении актов о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению: акт № _____ от ______ гражданские дела за 2007 год;
акт № _____ от ______ уголовные дела за 2007 год, дела об
административных правонарушениях за 2007 год.
Слушали: председатель ЭК Иванов М.И. - На повестке дня имеется два вопроса. Информацию доложит секретарь комиссии Павлова Р.Г.
Выступили: секретарь ЭК Валеева Р.Г. - в соответствии с Инструкцией по организации архива судебного участка мирового судьи Республики Башкортостан, утвержденной приказом председателя Государственного комитета Республики Башкортостан по делам юстиции от _____ № _____, Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Республики Башкортостан, утвержденной приказом Государственного комитета Республики Башкортостан по делам юстиции от _______ 2015 г. № ______, отобраны гражданские дела за 2012 год, подлежащие временному (свыше 10 лет), (до 10 лет включительно) хранению, и включены в опись № _____ от ______ г. Также отобраны уголовные и дела об административных правонарушениях за 2012 год, подлежащие хранению в архиве судебного участка.
Также подготовлены акты о выделении к уничтожению гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, срок хранения которых по состоянию на 01.01.2013 истек, согласно Перечню документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.06.2007 № 70.
Предоставленные ЭК описи и акты составлены в установленном порядке.
Слушали: председатель ЭК Иванов М.И. - для проведения экспертизы представлены 25 уголовных дел, 570 гражданских дел и 450 дел об административных правонарушениях, рассмотренных в 2007 году. ЭК проводится осмотр документов, хранящихся в указанных делах.
Выступили: секретарь ЭК Валеева Р.Г. - экспертной комиссией просмотрены документы, находящиеся в представленных делах за 2007 год. В результате просмотра судебных дел установлено, что по всем делам, включенным в акты, срок хранения истек. При отборе дел для уничтожения также определялась их юридическая, историческая и иная значимость.
Слушали: председатель ЭК Иванов М.И. - прошу высказать мнения о составе документов, подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения, а также об одобрении описи дел временного хранения за 2012 год.
Выступили: секретарь ЭК Валеева Р.Г. - в актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки хранения судебных дел указаны верно. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение будут оставлены и подшиты в специальный наряд подлинники решений, приговоров, постановлений и итоговых документов вышестоящих судов. Другие документы, находящиеся в судебных делах, не представляющие юридической, исторической и иной значимости, подлежат уничтожению. Семенова А.П. - полностью поддерживаю высказанное мнение: значимость судебных дел определена верно. Описи дел за 2012 год оформлены в соответствии с установленными требованиями.
Слушали: председатель ЭК Иванов М.И. - ставлю вопрос об одобрении описей гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях за 2012 год, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Проголосовали единогласно.

РЕШЕНИЕ
заседания экспертной комиссии № ____

1. Согласовать опись № ____ от ____ гражданских дел временного (свыше
10 лет), (до 10 лет включительно) хранения за 2012 год, опись № ____
от ____ уголовных дел за 2012 год, опись № _____ от ______ дел об
административных правонарушениях и рекомендовать их к утверждению
мировым судьей.
2. Одобрить акт № _____ от ______ о выделении к уничтожению гражданских
дел за 2007 год, акт № _____ от _____ о выделении к уничтожению
уголовных дел за 2007 год, акт № _____ от _____ о выделении к
уничтожению дел об административных правонарушениях за 2007 год и
рекомендовать их к утверждению мировым судьей.

Председатель ЭК подпись М.И.Иванов

Секретарь ЭК подпись Р.Г.Валеева


------------------------------------------------------------------